Tips voor een efficiënt ingericht kantoor

Toen ik net begon als ondernemer, zat ik letterlijk tussen de was te werken. Je snapt wel dat dit de nodige onrust met zich meebracht, maar hoe ik dat moest veranderen? Geen idee! Tot ik op een donderdagochtend een videocall had met een oud studiegenote en ineens een hoop duidelijk werd… Lees hoe ik mijn kantoor efficiënt heb ingericht!

Voorkom chaos op je werkplek

Zoals gezegd: werken tussen de was is geen succes. Ik zat er wel met mijn rug naartoe, maar dat hielp niet echt. Daarnaast had ik geen opbergruimte voor mijn werkspullen, dus lag mijn ruime bureau helemaal bezaaid met boeken, tijdschriften en andere afleiding. Op een donderdagochtend zat ik te videobellen met Jet. Zij heeft in 2018 haar bedrijf Intens Productief opgericht en we zaten te praten over het ondernemerschap en wat we allebei doen. Jet vertelde dat een efficiënt ingericht kantoor bijdraagt aan je productiviteit. Met het lichte schaamrood op mijn kaken draaide ik de laptop een rondje en liet haar de situatie op mijn kantoor zien. Ze begon te lachen en liet haar bureau zien: helemaal leeg op een monitor en toetsenbord na. Over contrasten gesproken… 😉

Hoe heb ik mijn kantoor ingericht?

Bij het zien van Jet haar werkplek werd me duidelijk welke verandering ik bij mij kon doorvoeren. Mijn administratie kon in een afsluitbaar ladekastje, alle boeken die ik voor mijn blog lees gaan in een boekenkast en verder geen frutsels op mijn bureau. Ik voegde meteen een aantal dingen toe aan mijn boodschappenlijstje en een paar weken later gaf ik mijn kantoor een make-over.

Door weinig spullen op je bureau te leggen én je administratie overzichtelijk in een kast te bewaren, heb je meer rust op je werkplek. Ik merk dat dit voor mij echt werkt. Ik ben vrij snel afgeleid en dan is het niet handig als er van alles binnen handbereik ligt dat die afleiding extra triggert.

Administratie in hangmappen

Een gouden tip van Jet is om je administratie te ordenen in hangmappen. Ik heb voor iedere klant een map, waarin ik aantekeningen, papieren en andere informatie bewaar. Als ik dan een artikel wil uitwerken of iets wil nakijken, trek ik de lade open, pak wat ik nodig heb en ruim het daarna weer op. (Oké, zo werkt het in theorie, in de praktijk is ‘daarna’ een ruim begrip dat soms wat langer duurt) Naast de papieren hangmappen bewaar ik het grootste deel van mijn administratie digitaal.

Tips van Jet voor een efficiënt ingericht kantoor

Ik heb Jet gevraagd of zij ook nog een aantal handige tips heeft die bijdragen aan een efficiënt ingerichte werkplek. Komen ze!

Bewuster werken

Een net bureau is geen doel op zich natuurlijk. Het is een middel om bewuster te werken. Want in deze tijd waarin de snelheid van werken (en de lat) zo hoog ligt, is onze grootste zorg vaak dat onze kostbare tijd wordt opgesoupeerd, aan.. ja waaraan eigenlijk?

Laat je niet afleiden

Het enige dat je kunt doen is die tijd goed bewaken. En een opgeruimd bureau kan daarbij helpen. En dat doe je, juist, door je niet te laten leiden door impulsen, maar door doelen. Als je alles wat er zich recht voor je neus afspeelt, -zoals mail of losse zaken op je bureau-, aandacht geeft, dan geef je toe aan je impulsen. Even snel dat mailtje wegwerken, even snel dat papier dat op je bureau ligt afwerken, dan is het af. Heel logisch geredeneerd, ware het niet dat je aan het einde van de dag geen idee hebt waar je tijd naartoe is gegaan. Laat staan dat je tevreden bent over wat je hebt gepresteerd op een dag. Want die mailtjes -en papieren-, blijven zich toch wel opstapelen.

Richt je bureau goed in

Je bureau goed inrichten is een goede tool waarmee je jezelf dwingt om dingen niet meteen te doen maar te plannen. De gouden regel is, kan het in 2 minuten? Dan doe je het meteen. En anders plan je het in. Juist op een goede takenlijst! Met papier werkt het net als je mail, 1) lees, 2) beslis wat je ermee doet. 2a) Kan het in 2 minuten? Dan doe je het meteen. 2b) Kan het
niet in twee minuten? Dan plan je in (op je lijst, niet in je agenda). Vervolgens berg je de onderliggende papieren (of mailtjes) direct het op in je archief, daar waar het hoort! Dus (en dit is de grootste gedragsverandering) voordat het af is!

Heb je hulp nodig bij het kiezen van een goede takenlijst? Hierbij wat praktische tips:

1. Zorg dat je takenlijst correspondeert met je mail (doordat je mails kunt forwarden zoals naar Wunderlist of doordat je taken kunt kopieren zoals bij Outlook 365 icm Microsoft To-Do).
2. Richt ‘m overzichtelijk in. Vanuit je doelen dus. In het Intens Productief programma hanteren we vier hoofdpijlers voor je werk, waar je vervolgens al je taken in onderbrengt (voor de mensen in loondienst, dan zie je ook direct wat er niet thuishoort).
3. Zorg dat je er supersnel taken aan kunt toevoegen (bijvoorbeeld via de mobiele app)
4. Werk consequent uit je takenlijst, start ermee op en sluit ermee af. Zo zorg dat je je werkt met een systeem vertrouwt. De rest is kinderspel. Want als je dit hebt ingericht, heb je geen moeite meer dat papier op te bergen vóórdat je het gedaan hebt. Want chaos op je bureau geeft chaos in je hoofd en dat is killing voor je creativiteit en ondernemerschap.

Wil je nog meer tips van Jet ontvangen? Ga dan naar haar website en meld je aan voor de nieuwsbrief.

Hoe ziet jouw werkplek eruit? Herken je iets in bovenstaande situaties?

 

Berichten met een * in de titel bevatten commerciële content.